Stille Post

[Briefständer / Briefe im Kuvert lassen / Notizen auf Briefumschlägen]

Funfact:

Wisst Ihr, warum die Briefmarke erfunden wurde? In den frühen Zeiten der Briefe wurde das Porto vom Empfänger gezahlt. Um Porto zu sparen, begannen manche, heimliche Nachrichten auf das Kuvert zu schreiben, so dass der Empfänger die Nachricht lesen konnte, aber den Brief dann wieder dem Kurier mitgeben konnte, ohne zu zahlen.

Die Situation

Wir erhalten verschiedene Arten von Post im Briefkasten: Kataloge, Werbung, persönliche Briefe und Postkarten … und offizielle Briefe. Von allen Postarten sind die offiziellen Briefe meist am wichtigsten. Ein offizieller Brief braucht in irgendeiner Weise bearbeiten: minimum wird er geöffnet, gelesen und dann entweder weggeworfen oder abgelegt.

Oft gehen Aufgaben mit dem Brief einher, wie Überweisungen, Anrufe tätigen oder Formulare ausfüllen. Oft sind dafür die Angaben aus dem Brief nötig, wie die Kontonummer & der Betrag für die Überweisung oder Telefonnummer & Name des Ansprechpartners, sowie Kundennummer oder Rechnungsnummer.

Die Herausforderung

Standardmäßig wissen wir von einem Brief nur, dass er durch die Haustür getragen wird und wo die Ordner stehen, wo er abgeheftet wird (bei Papierablage). Was mit dem Brief zwischendrin passiert, dafür hat jede Briefkastengemeinschaft eigene Abläufe. Die klappen oft recht gut.

Oder auch nicht. Und es geht mal ein Brief verloren oder wird gesucht, wenn er bearbeitet werden soll oder die fristgerechte Bearbeitung wird sogar verpasst, weil der Brief irgendwo „drunterreingekommen“ ist.

Ideen

1. Briefständer

Damit Briefe nicht mit anderen Papieren vermischt werden, habe ich gleich bei der Haustür einen Briefhalter. Ich nutze dazu einen Tischprospektständer/Prospekthalter A5 Hochformat. Ich habe an weiteren Stellen im Haus solche Briefständer. Ich weiß, wenn ich einen Brief suche, dann kann er nur in einem der Briefständer sein.

Gekauft habe ich meine Briefständer bei acrylhaus (unbezahlte Produktnennung).

2. Offizielle Briefe im Kuvert lassen

 Ich habe recht viel Papier, viele A4-Notizen und Ausgedrucktes. Ich finde, wenn ich die Blätter aus dem Kuvert nehme und sie mit den anderen A4-Papieren mische, dann ist es schwieriger den Brief als gesonderten Vorgang zu bearbeiten. Deswegen lasse ich die Blätter aus dem Brief bis zum Abheften oder Wegwerfen im Kuvert. Oft sind es mehrere Blätter, ein unwichtiges Merkblatt im Anhang kann bei der Bearbeitung plötzlich relevant werden oder es ist ein Stück Papier dabei, was kleiner ist als A4. Wenn die Blätter im Kuvert bleiben, dann bleibt alles beinander. Man kann auch kein zweites Formular übersehen und ist beim abheften sicher, dass alles beinander ist. Und das DIN Lang Format, das Format von einem Standardbrief wirkt offizieller, wichtiger, hat bessere Chancen vollständig bearbeitet zu werden.

3. Notizen auf dem Umschlag

Oft vergeht zwischen dem ersten Öffnen beim Reinkommen und dem Bearbeiten ein kurzer oder längerer Zeitraum. Meist muß man dann nochmal nachschauen, welcher nächste Arbeitsschritt sich aus dem Brief ergibt. Eine Überweisung, eine Recherche, ein Anruf usw., oder dass der Brief einfach nur abgelegt werden soll. Wenn in einer Briefkastengemeinschaft mehrere Personen leben, eine Familie oder WG, dann sind manche Briefe für Mehrere relevant und man möchte, dass ein anderer den Brief mitbekommt, bevor er abgelegt wird. Oder das der-/diejenige die Bearbeitung des Briefes übernimmt.

Dazu kann man nach dem ersten Angucken des Briefes auf dem Kuvert (das ja danach entsorgt wird), Notizen machen. Da steht dann z.B. ein Todo-Kästchen und „überweisen [Betrag] bis [Datum]“ oder „telefonisch Nachfragen, erreichbar [Uhrzeiten]“. Und drunter vielleicht: „Schatzimausi, magst Du das machen?“

Oder einfach nur ein Todokästchen „[Name] Brief gesehen“, und wenn [Name] den Brief gesehen hat, kann er abgelegt werden.

4. Scannen

Viele gehen auch dazu über, ihre Korrespondenz zu digitalisieren. Dazu kann der Brief einen Vermerk mit einem Todokästchen „gescannt“ erhalten. So kann er nach dem Bearbeiten gegebenenfalls weggeworfen werden. Oder aber, man kann auf dem Brief (Anschreiben) selbst auch mit Bleistift „gescannt, [Datum]“, vermerken. Dann kann der Brief zwar erst noch abgelegt werden, aber wenn er nach ein paar Jahren nicht mehr ganz so relevant ist, aber vielleicht irgendwann doch noch, kann die Papierkopie direkt entsorgt werden, ohne sie noch extra einzuscannen.

Disclaimer zum Entsorgen: bei Stiftung Warentest gibt es online zu kaufen eine Auflistung der Aufbewahrungsfristen verschiedener Dokumente.

Zusammenfassung

Damit Briefe nicht verloren gehen, kann man sie
1. In Briefständern aufbewahren bis sie abgelegt werden
2. Im Kuvert lassen, dass alle Blätter vollständig bleiben
3. Auf dem Kuvert die Brief-Todos notieren bzw. sich gegenseitig Notizen zum Brief hinterlassen.
4. Briefe beim Eingang einscannen